Con la llegada de septiembre, comienza un nuevo año lectivo. Y representa un verdadero desafío para la gestión eficiente de recursos en un entorno donde cada euro cuenta. A medida que las instituciones académicas se esfuerzan por ofrecer una educación de calidad, se enfrentan a una tarea igualmente crucial: optimizar los recursos disponibles para garantizar su sostenibilidad a largo plazo.
El aumento de los precios de la energía y la alimentación, por citar sólo dos, han afectado considerablemente a los presupuestos, por lo que los centros educativos deben centrarse en los factores que pueden controlar para aliviar las tensiones financieras.
Una gestión eficiente del gasto garantiza la utilización óptima de los fondos. De esta forma, los recursos se orientan hacia la mejora de la calidad educativa, el desarrollo de infraestructuras y otras iniciativas centradas en los estudiantes. Además, al alinear los recursos financieros con los objetivos educativos, las instituciones pueden invertir en tecnología, formación del profesorado y metodologías de enseñanza innovadoras.
“Figuras como las del Director General, Director de Operaciones o Director Financiero, no suelen disponer del tiempo, los recursos o los conocimientos necesarios para gestionar cada una de las áreas de costes. En este sentido, un apoyo externo puede ser un salvavidas”, declara Fernando Vázquez, socio consultor y co-area developer en ERA Group España.
La red mundial de ERA, formada por más de 1.000 personas, cuenta con dos décadas de experiencia en la negociación y contratación de proveedores y un destacado conocimiento del mercado, como demuestran los 411 millones de euros de gasto que analizan anualmente en este sector. Así, presenta cinco áreas clave donde los centros educativos pueden encontrar ahorros y mejorar su eficiencia operativa:
- Catering: Los centros educativos suelen contratar a varios proveedores de catering para fomentar la competencia. Sin embargo, esta estrategia puede tener el efecto contrario: complica la gestión, aumenta los costes y, en algunos casos, compromete la calidad del servicio. Es mucho mejor revisar, simplificar y consolidar con el menor número posible de proveedores para garantizar que la prestación se ajusta a las expectativas.
- Energía y agua: La energía y el agua suponen un gasto importante para colegios, institutos y universidades. Muchas veces, la falta de supervisión y la renovación automática de contratos deriva en sobrecostes innecesarios. Es recomendable reforzar la gestión de estos costes y planificar un menor consumo. El primer paso es realizar una auditoría independiente de las facturas para determinar si las tarifas actuales son correctas. A la hora de renovar los contratos, estos deben sacarse a concurso para conseguir el mayor número posible de ofertas y elegir la más ventajosa.
- Fotocopiadoras: Un error habitual es, por ejemplo, que las instituciones tengan máquinas con prestaciones superiores a las que necesitan o que tengan más de las que necesitan, lo que significa que están pagando más por su flota. ERA proporciona un análisis detallado del uso y de los requisitos de los dispositivos para dimensionar correctamente la flota. Otro error es el abuso de la impresión en color, que puede costar hasta 10 veces más que la monocromática. Por último, la falta de control del servicio. Los expertos de ERA Group se aseguran de que los niveles de servicio acordados se cumplan y supervisan el rendimiento de las máquinas.
- Material escolar y de oficina: Con tanta cantidad de artículos comprados a lo largo del curso académico, garantizar la mejor relación calidad-precio, el mejor servicio y la mejor calidad requiere mucho tiempo y recursos adicionales de los que no siempre disponen los centros educativos. ERA puede encargarse de un estudio detallado de los gastos, de la racionalización de los proveedores y de elaborar una lista contractual de los artículos a comprar para facilitarle la tarea al personal asignado.
- Gestión de residuos: Estas organizaciones suelen generar muchos residuos alimentarios, por lo que es imprescindible garantizar que estos residuos se recogen y se tratan de forma adecuada desde el punto de vista ambiental, es decir, reduciendo las emisiones de carbono. ERA Group ofrece asesoramiento sobre las mejores prácticas que han funcionado en otros centros educativos. La mejora de la eficiencia en los procesos de manipulación de residuos, así como la implementación de la segregación, el prensado o el empacado de residuos, suele crear oportunidades de ahorro. Aparte de los evidentes beneficios medioambientales, estos cambios también disminuyen los desplazamientos y los costes de transporte.
